Om organisationen:
Trafikverket är en av Sveriges största myndigheter och ansvarar för den samlade långsiktiga infrastrukturplaneringen av vägtrafik, järnvägstrafik, sjöfart och luftfart. Organisationen lägger stor vikt vid att skapa en hållbar och hälsosam arbetsmiljö för sina medarbetare.
TRV Workplace är en återkommande träff som samlar regionalt ansvariga för Trafikverkets lokaler och lokalförsörjare. Det senaste mötet inkluderade två workshops som fokuserade på framtidens arbetsplatsutformning. För att underlätta och effektivisera arbetet valde man att testa Vocean-plattformen.
”För att maximera workshoptiden och säkerställa en produktiv diskussion testade vi att samla in tankar och idéer i förväg från deltagarna genom Vocean. Det här blev både tidsbesparande och skapade stort värde, och vi kunde även utveckla och prioritera de viktigaste områdena att arbeta vidare med”
Bo Johansson,
arbetsplatsstrateg,
Trafikverket
Målsättning/Utmaning
Utmaningen låg i att ha endast en halvdag till sitt förfogande för att täcka flera viktiga områden och därmed behövde man effektivisera tiden för att skapa så stort värde som möjligt i diskussionerna och ändå kunna prioritera viktiga fokusområden.
Lösning
Trafikverket valde att effektivisera workshopstiden genom att förbereda och samla in idéer och tankar från deltagarna i förväg via Vocean. På så sätt kunde diskussionerna starta direkt med utgångspunkt i det insamlade materialet, vilket resulterade i mer värdeskapande tid som kunde ägnas åt själva ämnet. Plattformen erbjöd processtöd för idégenerering, samskapande och berikande av idéer, samt samförståelse genom prioritering av viktiga bidrag. Det här möjliggjorde effektiva och tidsbesparande diskussioner där nya perspektiv och lösningar kunde utforskas.
Genomförande
I två veckor innan workshoparna samlades 149 bidrag in från 11 deltagare kring frågor som bl.a. rörde vad som kommer att vara viktigt när det gäller utformningen av arbetsplatser för Trafikverkets medarbetare i framtiden, vilken roll kontoret kommer att ha, hur distansarbetet påverkar arbetsplatserna och hur man kan vara en attraktiv arbetsgivare för kommande generationer och nya medarbetare.
I och med att deltagarna erbjöds möjligheten att lämna in sina tankar och idéer på förhand, fick de tid att reflektera och bidra när det fanns tid utifrån sin egen kalender. Workshoparna inleddes med en inspirerande sammanställning av de insamlade bidragen för varje frågeställning, som satte igång diskussionerna. Genom att enkelt lägga till och förtydliga tankar och idéer i plattformen kunde resultaten från samarbetet visualiseras i realtid.
Varje gruppdiskussion avrundades med att deltagarna, via sina mobiltelefoner, fick ”lika” de bidrag som de såg som de viktigaste att lägga fokus på framåt. Resultaten presenterades direkt på storbildsskärmen via ord-moln och listor på de mest prioriterade områdena i rangordning, där röstningsförfarandet kunde följas i realtid. Totalt gav deltagarna 255 ”likes” under workshoparnas gång.
Trafikverkets innovativa tillvägagångssätt inspirerar då de vågat tänka utanför boxen och utforska nya metoder för att utforma workshops. Genom att testa Vocean-plattformen banade de väg för en engagerande och givande workshopupplevelse för alla deltagare, samtidigt som de effektiviserade användningen av tiden och ökade det innehållsliga värdet på diskussionerna för att nå workshoparnas mål.
Fördelar
- När workshoparna började fanns redan totalt 149 tankar och idéer insamlade för de elva frågeställningarna. Detta skapade en riklig grund att bygga vidare på och ökade engagemanget från start.
- Deltagarna kunde direkt dyka in i samskapande och berikande av de insamlade bidragen under gruppdiskussionerna. Detta möjliggjorde en interaktiv och dynamisk process där nya tankar och idéer kunde tillföras och utvecklas.
- Genom att använda Vocean-plattformen kunde bidragen prioriteras genom totalt 255 ”likes” som deltagarna gav under workshopens gång. Detta gav en transparent och inkluderande metod för att avgöra vilka områden som skulle få fokus framåt.
- Workshoparna summerades enkelt genom en AI-genererad rapport som sammanställde resultaten och presenterade slutsatser för varje frågeställning och för hela workshopen som helhet.
I korthet
- Svårt att hinna få ut ett betydande värde av workshopar med snäva tidsramar
- Tidskrävande process att summera och sammanställa resultaten
Fördelar:
- Möjlighet till enkel insamling av deltagarnas tankar och idéer före workshopen för att möjliggöra snabb uppstart och berikning av bidragen på plats
- Realtidsuppföljning av resultat och prioriteringar, samt snabb AI-genererad sammanställning vid workshopens slut
