Välkommen!
Hej och välkommen till denna digitala utbildning om Vocean och dess plattform.
Vi har delat upp denna utbildning i flera kapitel för att du ska få en bra överblick över plattformen och dess olika delar och förmågor. I varje kapitel kommer du att få information i text och bild. Och oroa dig inte, du har alltid tillgång till all information om du vill gå tillbaka och repetera några delar!
Först och främst finns Vocean till för att frigöra kraften av allas röster. Detta sker genom maximal involvering av människor och genom att skapa möjligheter till att ta mer involverade och informerade beslut. I plattformen sker detta genom att samla in idéer, samskapa kring dessa, bygga förståelse och se över resultaten tillsammans och använda rapporter till grund för beslutsfattande.
Resultatet är stärkta individer som har möjligheten att möta utmaningar tillsammans. Som kan ta sig framåt och skapa lösningar tillsammans. Effekterna för din organisation är mätbara, märkbara och konkurrenskraftiga.
Kraften av innovation ligger i kraften av den kollektiva intelligensen. I kraften av de många rösterna. Nu gör vi dem hörda.
Du kan också titta på den här korta videon innan du går vidare, och när du känner dig klar med kapitlet, skrolla ner och klicka på “Nästa kapitel”.
Navigera i Plattformen
Denna utbildning gör antagandet att du redan har tillgång till ditt Vocean-konto. Detta betyder att du fått en inbjudan från administratören för ditt företags Vocean-plats och att du loggat in. Om du inte har satt upp ditt konto ännu rekommenderar vi att du gör det innan du fortsätter. Om du behöver hjälp, kolla först i din inkorg och se om du fått en inbjudan. Kontakta annars din administratör eller Vocean’s Customer Success Manager.
När du loggat in på ditt konto kommer du se dina “Aktiviteter”. För att navigera i Vocean har du en sidomeny till vänster. För att få tillgång till fler alternativ, som “Medlemmar” och “Inställningar”, behöver du Ledar- eller Administratörrättigheter. Dessa går att få från din nuvarande administratör.
När du är inne på “Aktiviteter”-sidan kan du skapa aktiviteter från grunden eller använda en mall. Vad aktiviteter är och hur du skapar dem kommer att förklaras i kommande kapitel.
Om du tittar längst ner i sidomenyn till vänster kommer du att se “Rapporter”. Det är här du kommer att hitta alla rapporter du skapat baserat på aktiviteterna. Klicka på pilen för att se en lista över rapporterna, men om du inte redan testat rapportverktyget kommer listan att vara tom. När du kommit igång med plattformen kommer denna lista fyllas av rapporter som hjälper dig att ta informerade beslut.
Lär Känna Workboardet
Vocean är en plats där du kan bygga innovationsprocesser där många kan involveras, både de inom organisationen och de utom. Detta är ett koncept vi brukar kalla samskapande!
Workboardet är grunden till allt och är platsen som innehåller alla aktiviteter med olika funktioner. På det här sättet kan man bygga ihop processer skräddarsydda efter sina specifika behov, som att använda pusselbitar.
Det smarta med Workboardet är möjligheten att organisera aktiviteter som hör ihop. Skaparen av Workboardet (Ledaren) kan strukturera det på ett logiskt sätt och ge deltagarna tillgång till flera olika frågor med en enda länk eller QR-kod.
För att skapa ett Workboard kan du navigera till din ”Aktiviteter”-flik som vi diskuterade i föregående kapitel och trycka på ”Skapa aktivitet”.
Välj ”Workboard” och klicka på ”Nästa”. I nästa steg får du välja en titel för ditt Workboard, en beskrivning och en bild om du vill. Titeln ska vara något kort och som fångar huvudsyftet med Workboardet.
För att se ett exempel på detta kan du kika på nästa bild. Här har vi ett Workboard som innehåller flera aktiviteter med syfte att skapa effektiva möten. All denna info kan också ändras efteråt, genom att klicka på penn-ikonen uppe till höger av bilden.
På bilden ovan kan du se en bild på Workboardet. Detta är ett exempel på ett Workboard med ämnet ”Next Level Meetings”, och den innehåller 3 olika frågor/utmaningar som du kan se i sidomenyn till vänster. Sedan finns det också en prioritering och en utvärdering. Det här är olika aktiviteter, 3 Innovera-aktiviteter, 1 Prioritera-aktivitet och 1 Utforska-aktivitet. Vad dessa aktiviteter är kommer att förklaras i senare kapitel.
Det enda du behöver veta vid det här laget är att du kan bygga processer med hur många aktiviteter du vill och i vilken ordning du vill.
Om vi tittar på samma bild igen kan du se en penna ovanför aktiviteterna. Om du klickar på den kan du ta bort aktiviteter och ändra ordningen på dem. Under alla aktiviteter i listan kan du se ”Lägg till”. Det är där du skapar nya aktiviteter direkt från Workboardet.
Vocean fungerar lika bra på din mobiltelefon som din dator. Vissa saker kan dock se annorlunda ut. Ett exempel är sidomenyn som Workboardet har för att växla mellan olika aktiviteter. För att komma åt den här menyn på mobilen trycker du på den lila knappen med triangel, fyrkant och cirkel på. Denna knapp kan ses på bilden nedan.
Innovera-Aktiviteten
Låt oss nu ta en närmare titt på en av Voceans aktiviteter. Innovera är verktyget där du kan samla idéer, låta andra rösta upp varandras idéer och samskapa kring dem. Du får fördelarna av att låta hundratals (eller fler!) personer delta i aktiviteten och bidra med sina tankar och idéer. I denna aktivitet är alla anonyma, vilket gör det lättare att komma med ärliga svar och tankar. Detta är en stor fördel i exempelvis affärsutveckling. Aktiviteten Innovera ger dig möjlighet att använda den kollektiva intelligensen för att skapa utveckling och tillväxt, samtidigt som du bygger på inkludering och engagemang.
Vi tittar först på hur man skapar en Innovera-aktivitet och dyker därefter in i dess olika beståndsdelar.
Skapa en Innovera
Du kan skapa aktiviteter på 2 olika sätt. Det vanligaste är när du redan har ett Workboard som du vill lägga till en aktivitet på. Men du kan också välja att skapa en fristående Innovera-aktivitet på samma plats som där du skapade Workboardet. Börja med att antingen gå till ditt Workboard och klicka på ”+” eller genom att skapa den från aktivitetssidan. Välj Innovera.
Här kan du ge din aktivitet en rubrik och en beskrivning. Ju mer specifik du är i din beskrivning, desto lättare är det för dina deltagare att skicka in sina bästa idéer. Det svåra är inte att skicka in idéer, det svåra är att ställa de rätta frågorna.
Du kan också begränsa mängden idéer som ska skickas in av varje person, vi rekommenderar däremot inga begränsningar men det kan vara rimligt för vissa aktiviteter.
Därefter kommer vi till egenskaperna. När du lägger till egenskaper kommer de som skickar in idéer att bedöma dem utefter dessa egenskaper och tar därmed ställning. Genom att göra detta kan man på ett bättre sätt delta i diskussionerna senare. Det gör det också lättare för de som tittar på resultatet att skilja på idéer. Att använda egenskaper hjälper dig att nå bättre resultat när du samlar in tankar och idéer vilket leder till djupare diskussioner.
Du kan välja hur många egenskaper du vill ha i aktiviteten. Det finns tre typer av egenskaper med olika syften:
– Slider (som ett skjutreglage): låt din deltagare dra på en slider från lågt till högt. Användbar för egenskaper som ”hur effektiv lösningen är” eller liknande egenskaper som kan värderas från lågt till högt.
– Text: låter din deltagare lägga till ytterligare text. Detta kan vara något som alla idéer borde ha gemensamt, som ”ansvarig person” eller ”beröringsområde”.
– Formaterad text: En textredigerare med fler möjligheter. Låt dina deltagare lägga till mer utvecklade förklaringar med olika teckensnitt, lägg till tabeller eller bilder med mera.
Hur många egenskaper och vad de säger är upp till dig och vilken utmaning eller fråga du har. Det kan till exempel vara de tre slider-egenskaperna vi hade ovan, eller ”Effektivitet”, ”Unik” och ”Kostnad”. Allt beror på hur du vill sätta upp aktiviteten!
Viktigt att lägga till här är att egenskaper även kan läggas till efter att aktiviteten har skapats. Ett exempel är att du kanske vill att dina deltagare först skickar in idéer utan egenskaper, och sedan i nästa steg lägger du till egenskaper och låter dina deltagare värdera sina idéer utifrån dem. Du som ledare vill kanske ibland lägga till egenskaper under eller efter diskussioner, så som anteckningar i formaterad text-egenskapen, vilket också går att göra efter att aktiviteten skapats.
Därefter kan du välja att lägga till kategorier, som används för att kategorisera de idéer som skickas in av dina deltagare. Du kan göra det obligatoriskt att välja en kategori för dina deltagare för varje idé, tillåta flera kategorier eller låta dina deltagare skapa nya kategorier samtidigt som de skickar in idéer.
När idéer har kategorier kan de filtreras i list-widgeten och lättare sorteras när man har många idéer. Du kommer se detta när vi tittar närmre på ”Allas bidrag”-widgeten.
I bilden nedan ser du en Innovera-aktivitet döpt till ”Effective meetings”. Denna aktivitet ingår i ett Workboard, vilket du kan se genom att titta i det övre vänstra hörnet av bilden (den ingår i ett Workboard som heter ”Next Level Meetings”).
När du skapat en Innovera-aktivitet ser du att den består av flera kort som visat i bilden ovan. Det är här du och dina deltagare interagerar med aktiviteten och dess resultat. Den första heter ”Dina Bidrag” och är där du och deltagarna skickar in era idéer. ”Allas Bidrag” är där du kan se allas idéer, kategorisera och gilla dem. Matrisen är där du kan visualisera var idéer ligger enligt deras egenskaper. ”Nyckelfraser” är några nyckelfraser tagna ifrån idéer som kommit in i aktiviteten. Du kan alltid lägga till fler widgets genom att trycka på ”Lägg till kort” bredvid den sista widgeten.
Låt oss ta en titt på Allas Bidrag-widgeten först. Klicka ”Se mer” på kortet.
Allas Bidrag-widgeten
Här har vi en lista över de idéer som skickats in till aktiviteten. Om vi tittar till höger om idén kan vi se några kolumner. Detta är egenskaperna hos idén som vi kort nämnt tidigare och kan användas av deltagarna för att sortera och skapa en bättre förståelse för alla bidrag.
Du kan också välja vilka av dessa egenskaper som ska visas i listan. Kanske vill du lyfta en specifik egenskap eller så har du många av dem och vill dölja några. Alla egenskaper kan fortfarande visas genom att klicka på en idé.
Längst till höger har vi mängden likes som idén har. Du och dina deltagare kan gilla idéer genom att gå till den här widgeten och trycka på tummen upp-knappen bredvid en idé. Anledningen till att detta är viktigt, är att ni som grupp redan innan en diskussion, kommer att göra en bedömning vad som är viktigast. Du kan sortera efter egenskap eller antalet likes genom att klicka på texten för egenskapen eller på ”Likes”. Efter detta steg kan du ha en gruppdiskussion, kanske bara om de bästa idéerna om du har väldigt många, och sedan redigera idéer om det behövs. Redigera idéerna gör du genom att klicka på dem och trycka på pennan (Redigera).
I detta steg kan du låta deltagarna ”berika” varandras idéer. Det innebär att de kan redigera varandras idéer och egenskaper. Detta är något du kan ändra i inställningarna för en aktivitet eller under skapandet kring lösningarna på utmaningen eller frågan. Möjligheten för deltagare att redigera varandras idéer kanske bara är lämplig för vissa aktiviteter. Att rösta upp idéer, diskutera och modifiera idéer är dock ett mycket viktigt steg i samskapandeprocessen.
Låt oss prata om vad du ska göra efter att ni gillat, diskuterat och redigerat idéerna. Du kan nu markera dessa idéer och ta dem vidare. I bilden nedan ser du stegen för att aktivera ”Markeringsläget”. Detta läge låter dig markera de idéer du vill flytta eller kopiera till en annan aktivitet, eller använda dem för att skapa en ny aktivitet. Ett vanligt sätt att göra det på är att ta dina mest gillade idéer till en prioritera aktivitet efter denna samskapandeprocess. Om du vill skapa en helt ny aktivitet med de markerade idéerna är det bara att klicka på ”+” i sidomenyn för Workboardet. Precis som beskrivits i föregående kapitlet när man skapar nya aktiviteter.
Matris-widgeten
Nästa widget vi ska prata om är Matrisen. Huvudsyftet med Matrisen är att visualisera idéerna i jämförelse med deras egenskaper.
På bilden ovan är en visualisering av alla idéer som skickats in till denna aktivitet. Nu kan vi se att på x-axeln har vi egenskapen ”Förbättring”, vilket betyder att ju mer till höger en idé ligger desto högre ”Förbättring” har den fått. På y-axeln har vi ”Svårighet”, och storleken på bubblan representerar den tredje egenskapen, som i detta exempel är ”Värde för mig”. Om du håller muspekaren ovanför en idé kan du se vad den säger. Om du vill flytta en idé är det bara att dra och släppa den någon annanstans i matrisen. Men detta kan bara göras av ledaren för aktiviteten. Andra deltagare kan inte ändra varandras idéer om inte inställningen för att de ska kunna göra detta är aktiverad. Det måste finnas ”slider-egenskaper” på idéerna för att matris-widgeten ska vara användbar.
Vi kan också se några idéer som har markerats. Det här är idéer som har valts i ”Markeringsläget” tidigare. En annan användbar sak med matrisen är att du kan zooma in på ett kluster av idéer för att närmare jämföra dem med varandra.
På bilden ovan har vi zoomat in på ett kluster av idéer genom att klicka och dra. Om vi vill se idétexten ovanför cirkeln kan du trycka på inställningsikonen, gå till ”Etiketter” och klicka på ”Aktivera etiketter”. Detta visas på nästa bild.
Nyckelfras-widgeten
Nyckelfras-widgeten ger dig en överblick över de mest framträdande fraserna bland dina deltagares idéer. Du kan också klicka på en nyckelfras för att se de kopplade idéerna. Till exempel på bilden nedan har ordet ”Agenda” klickats.
Prioritera-Aktiviteten
Den andra aktiviteten vi kommer att titta på är Prioritera-aktiviteten. Kort och gott används Prioritera när du vill ha input på en specifik fråga genom att låta deltagarna rösta eller prioritera mellan ett antal alternativ.
Dessa alternativ kan bestämmas av dig i förväg, eller så kan de vara idéer som skickats in i en annan aktivitet. Denna aktivitet låter dig se resultaten i realtid och tillåter många fler att ge sin input i en fråga. Resultaten kan avläsas enkelt och guida dig i ditt beslutsfattande.
Skapa en Prioritera
Hur skapar man då en Prioritera-aktivitet? Det görs på samma sätt som en Innovera-aktivitet, genom att klicka på “+” i ett Workboard, eller från aktivitetsmenyn. Välj Prioritera denna gång.
Precis som i Innovera kan du ge aktiviteten en titel och en beskrivning. Efter det väljer du röstningstyp, och Vocean har tre olika:
-Välj: Här ger du dina deltagare ett antal val de kan göra bland alla röstningsalternativ. Till exempel om det finns 5 alternativ och du ger dina deltagare 2 röster, kan de välja 2 av de 5 alternativen.
-Fördela: Här får dina deltagare ett antal poäng som de kan distribuera bland röstningsalternativen. Om du väljer att ge deltagarna 10 poäng kan de till exempel ge 5 poäng till Alternativ A, 3 poäng till Alternativ B och 2 poäng till Alternativ C.
-Prioritera: Här får deltagarna rangordna alternativen i relation till varandra. Låt oss säga att du har 5 alternativ och ger deltagarna 3 röster. Då får deltagarna skapa en “topp tre” baserad på dessa röstningsalternativ.
Välj röstningstypen som passar bäst till den fråga du vill ställa och välj därefter antalet röster varje deltagare får. Olika röstningstyper passar bra till olika mängder röster. Experimentera med detta!
Innan du lägger till röstningsalternativ får du välja om deltagarna får se resultaten eller inte. Vi rekommenderar oftast att välja “Ja” för att ge deltagarna omedelbar feedback.
Näst på tur är röstningsalternativen. Här kan du lägga till egna alternativ genom att klicka på “Lägg till” eller så kan du importera markerade idéer från andra aktiviteter. Om du vill importera idéer som röstningsalternativ, se till att de är markerade i markeringsläget i den andra aktiviteten som visat i föregående kapitel. Om du markerade några idéer innan du skapade aktiviteten dyker de automatiskt upp som alternativ som du kan se i bilderna nedan.
När du är nöjd med din aktivitet klickar du på “Skapa aktivitet”. Om du vill ändra något innan någon deltagit skrollar du ner till “Inställningar” och klickar på “Hantera”. Kom ihåg att detta bara kan göras innan någon deltagit.
Låt oss ta en titt på resultaten från en Prioritera-aktivitet.
I bilden ovan ser vi ett exempel på idéer som blir importerade från en annan aktivitet. Vi tog 5 idéer från en Innovera-aktivitet och skapade en ny aktivitet vi döpte till ”Prioritize”.
I denna nya Prioritera-aktivitet kan deltagarna rösta och i bilden ser vi att några idéer redan fått några röster. Genom att använda aktiviteter tillsammans på det här sättet kan du få en bättre förståelse för hur ni tänker som grupp och alla är involverade i processen. Om du vill ta med dessa idéer till en annan aktivitet finns markeringsläget precis som i Innovera. Då kan du exportera båda resultaten till en rapport för att få ett mer omfattande resultat, men oroa dig inte, vi kommer att diskutera rapporterna längre fram.
Utforska-Aktiviteten
Den sista aktiviteten vi kommer titta på är Utforska-aktiviteten. Detta är en aktivitet där du kan samla åsikter från personer. Det finns flera situationer där du skulle vilja göra detta, till exempel att få feedback från deltagarna efter en ideationsprocess eller en medarbetarundersökning. Varför inte utforska erat ekosystem för feedback?
Aktiviteten låter dig ställa flera frågor i följd och låter dig anpassa frågetypen beroende på vad du vill fråga. Låt oss titta på en översikt av ett resultat från en Utforska-aktivitet!
I bilden ovan kan vi se att vi har fem frågor där varje fråga har en unik svarstyp. Detta är de olika svarstyperna du kan välja mellan när du skapar en Utforska-aktivitet:
-Slider: Fånga en känsla genom att låta dina deltagare använda en slider.
-Ja/Nej: Ibland är en simpel Ja/Nej-fråga bäst lämpad.
-Skala: Använd en skala för att låta deltagarna svara det som passar dem bäst i frågan. Användbart för undersökningar.
-Text: Ett svar i löpande text som låter dina deltagare utveckla sitt svar i en fråga.
Multipla val: Välj ett antal alternativ till en fråga.
-Numeriskt värde: Denna visas inte i bilden ovan men den låter deltagarna välja mellan två nummer.
Om du vill expandera svaren till en specifik fråga kan du trycka på “Se mer” på kortet som tillhör frågan. Här kan du göra ytterligare analyser, till exempel samband mellan frågor. Då kan du till exempel se vad de som svarade “Ja” i fråga 2 svarade i fråga 5.
Om du vill se sambandet mellan två frågor måste du första klicka på “Se mer” för den fråga du vill se. I detta exempel går vi till fråga 5. Klicka på “Filter”, sen “Samband mellan frågor” och välj vilken fråga du vill se svaren på. I det här exemplet vill vi se vad de som svarade “Ja” i fråga 2 svarade i fråga 5. Så vi väljer fråga 2 i listan och svarsalternativet “Ja”. Vi kan nu göra vår analys och se om det finns något samband!
Skapa en Utforska
Nu ska vi skapa en Utforska-aktivitet. Precis som de andra aktiviteterna kan du skapa en Utforska-aktivitet genom att gå till “Lägg till” i Workboardet eller skapa den från aktivitetsmenyn. Denna gång väljer vi Utforska.
Börja med att ange en rubrik och en beskrivning. Därefter kan du välja om du vill att resultaten ska vara synliga för deltagarna. Beroende på vilken typ av frågor du frågar kan detta slås på eller stängas av. Om det är många personliga frågor så kan det vara en bra idé att slå av detta, men om det är mer generell feedback kan det vara på.
Här kan du också välja om du vill visa resultatet först när ett visst antal svar skickats in. Detta görs under “Integritet”. Om du väljer 5 kan deltagarna bara se resultatet efter att 5 svar skickats in. Detta gäller också om man tittar på sambandet mellan frågor.
Under “Frågor” lägger du till frågorna. I bilden ovan ser vi att tre frågor redan lagts till. Och om vi kollar på frågan högst upp ser vi de olika svarstyperna som går att skapa. Dessa hittas i rullgardinsmenyn.
Om du vill använda svarstypen “Skala” hittar du den under “Multipla val”.
Om du tittar på bilden ovan kan du se att vi valt “Multipla val”. För att aktivera svarsalternativet “Skala” bockar du i boxen som säger “Använd skala”. Om du trycker på “Använd vanliga” kan du snabbt sätta upp några vanliga skalor, till exempel “Stämmer mycket dåligt” till “Stämmer mycket bra”.
Du kan också skapa dina egna skalor genom att trycka på “Lägg till val” (bredvid Använd vanliga). Detta är samma sätt som du lägger till multipla val, men då bockar du inte i rutan bredvid “Använd skala”.
Du kan ändra frågorna, titeln eller beskrivningen innan några svar skickats in. Även efter att du klickat på “Skapa aktivitet”. Det enda kravet är att inga svar skickats in.
Bjud in Folk
En av Voceans bästa funktioner är hur lätt det är för folk att delta. Detta görs genom inbjudningssystemet som vi kommer ta en närmre titt på nu.
Deltagarna kan få tillgång till aktiviteter och hela Workboards genom QR-koder och länkar. Om din deltagare har en länk i samma plats som dig så kan de också ha aktiviteten sparad till sitt konto. QR-koder och länkar är dock det snabbaste sättet för deltagare att få tillgång till aktiviteter. Dessa kan till exempel skickas i chatter, mail, presentationer eller skrivas ut.
Länkar och QR-koder
För att förtydliga, länkar och QR-koder hittar du på samma ställe och leder till exakt samma plats. Så oavsett om du klickar på länken eller QR-koden kommer du komma till samma plats.
Det första du måste göra när du vill bjuda in folk är att välja vilka aktiviteter de ska ha tillgång till. Till exempel kan du ha ett Workboard med flera aktiviteter men du vill bara ge deltagarna tillgång till två specifika aktiviteter. Du som skapare har full kontroll över vem som har tillgång till vilken aktivitet.
Detta görs enkelt med Voceans länkhantering.
Det finns två ställen där du kommer åt länkarna i Vocean. För det första går det att nå länkarna i kortet där det står ”Hantera länkar” väl inne i ett Workboard eller en aktivitet som visas i bilden nedan.
Om du använder ett Workboard går det även att nå länkarna i sidomenyn där du skapar en ny länk genom att klicka på ”+”. Se bilden nedan.
Det finns två typer av länkar i Vocean. Deltagarlänken är den länken du skapar om du vill att folk ska kunna delta i dina aktiviteter och bidra till dem. Resultatlänken är när du vill att folk ska kunna se resultatet utan att delta.
Som tidigare nämnt bestämmer du vilka aktiviteter deltagarna ska ha tillgång till. Länkar kan hanteras i sidomenyn i Workboardet eller i ”Hantera länkar”-kortet. Om du trycker på dropdown-menyn kan du välja vilka aktiviteter de ska ha tllgång till och om de ska ha tillgång till Workboardet.
Något som är väldigt användbart är att Voceans länkar uppdateras i realtid utan behovet av att skicka ut en ny länk. Du kan därför enkelt guida dina deltagare genom en process via länkar.
Till exempel kan du börja med att skicka ut en länk där deltagarna bara har tillgång till en Innovera-aktivitet i ett Workboard. Efter att deltagarna skickat in sina tankar och idéer kan du ta dem vidare till en Prioritera-aktivitet. För att ge alla deltagare tillgång till nästa aktivitet behöver du bara klicka på ”Nästa” eller bocka i eller ur aktiviteterna som du vill. För deltagarna kommer nu den nya aktiviteten att dyka upp automatiskt.
Kom ihåg att om du skapar nya aktiviteter i ett Workboard behöver du uppdatera länken och ge deltagarna tillgång till dem.
Om du klickar på dela-knappen som i bilden nedan kommer du att se de olika sätten att dela länkar från Vocean.
– Kopiera länk: Låter dig kopiera en vanlig länk som du kan skicka till deltagarna.
– QR-kod: Du kan ta fram en QR-kod som kan laddas ner och därefter exempelvis användas i en presentation eller skickas i en chatt.
– Flytande panel: Vilket är en panel med en justerbar QR-kod som du kan ta upp på skärmen. Detta är användbart när du vill att folk i ett rum ska skanna koden, till exempel på scen under ett event.
– Inbäddningskod: Ger dig en bit kod för att kunna bädda in aktiviteten.
Lägg till medlemmar till aktiviteter och led aktiviteter tillsammans
Vi nämnde kort att man kan lägga till medlemmar av samma Vocean-plats till en aktivitet utan att använda länkar eller QR-koder. Då sparas även aktiviteten till deras “Aktiviteter”-sektion i deras eget Vocean-konto.
Detta möjliggör också för att vara flera ledare i aktiviteter eller Workboard. Att leda aktiviteter tillsammans är användbart för processer som till exempel digitala workshops. Detta hjälper dig att hålla dig strukturerad och fokuserad. Att leda en aktivitet, eller flera aktiviteter tillsammans med någon annan i ett Workboard gör det möjligt för en av ledarna att agera Facilitator och leda mötet, medans den andra ledaren till exempel kan sortera de mest gillade idéerna och skapa en Prioritera-aktivitet under mötet. Detta bidrar till en sömlös upplevelse och effektiva möten.
Både att lägga till deltagare på detta sätt och att lägga till flera ledare till dina aktiviteter görs genom att klicka på “Hantera” i kortet som heter “Hantera deltagare”.
Detta leder dig till sidan som syns i bilden nedan och fungerar likt den med länkarna. Du har samma dropdown-meny att välja vilka aktiviteter att ge tillgång till. Dessa är inringade högst upp i bilden.
Sedan ser du två kolumner, “Ledare” och “Deltagare”. Därefter ser du en lista med alla personer i samma plats som du. Du kan sedan lägga till dessa personer till aktiviteten som antingen en deltagare eller ledare (om du vill att de ska leda aktiviteten tillsammans med dig).
Kom ihåg att lägga till dessa personer till alla aktiviteter du vill att dem ska ha tillgång till i dropdown-menyn.
Rapportverktyget
Vi närmar oss nu slutet av den här utbildningen i Voceans plattform men vi har en av de viktigaste funktionerna kvar. Låt oss ta en titt på en bild som visar hur Voceans modell kan användas för olika processer.
Detta är i grund och botten vad Vocean-modellen går ut på. De första tre stegen av processen täcks av Workboardet och de tre olika aktiviteterna i kombination med effektiva möten. Näst på tur i processen är steg 4, vilket innebär att man tar ett beslut baserat på resultaten från alla aktiviteter. För att kunna ta smarta beslut, har Vocean en automatiskt skapad rapport som sammanställer all data från aktiviteterna. Den är såklart också redigerbar!
Vi tar en närmare titt på denna rapport.
Efter att du kört alla aktiviteter du vill med dina deltagare kan du skapa en rapport genom att gå till kortet som heter “Skapa Rapport” på Workboardets startsida ELLER på en enskild aktivitet.
Nu när du klickat på “Skapa” får du denna automatiskt skapade rapport med resultaten av aktiviteten. Detta kan räcka för vissa syften, men om du vill lägga till andra resultat eller redigera texten går du till det översta högra hörnet och klickar “Ändra”.
I bilden nedan är vi i Ändra-läget. Vi kan ge rapporten ett nytt namn genom att gå till det översta vänstra hörnet som är markerat med en cirkel. För att redigera något i rapporten klickar du på det block du vill ändra för att få upp en meny. Beroende på vilket block du klickat på kommer denna meny att innehålla olika funktioner.
Vad du kommer märka är att du kan ändra all text i rapporten men du kan inte redigera texten för någons idé. Du kan också flytta block i rapporten upp eller ner genom att klicka på blocket och sedan klicka på uppåtpilen eller nedåtpilen i menyn.
I bilden ovan har vi sektionen från en Innovera-aktivitet. Vi kan se att alla idéer är uppradade eftersom de inte har någon sortering. Om vi har många idéer kanske detta inte är rimligt. Då kan vi välja att sortera idéerna, t.ex. efter antalet likes, och välja att bara visa exempelvis de 15 idéer i topp. Då skulle du kunna lägga till den fullständiga listan med idéer i slutet av rapporten likt en appendix.
För att göra detta, klickar du på Innovera-delen av rapporten för att få upp menyn. Klicka sedan på kugghjulen för att få tillgång till inställningarna. I inställningarna kan du ändra “Max antal bidrag att visa” till 15 för att bara 15 idéer ska synas. Därefter går du till “Sortera efter” och ändra det till “Likes”. Spara sedan det och då blir resultatet att de 15 mest likeade idéerna visas.
Nu kanske du vill lägga till fler saker i din rapport än den automatiskt skapade texten och resultaten. Detta går att göra genom att skrolla längst ner i rapporten och klicka på “Lägg till sektion”. Därefter kan du lägga till mer text och resultat från andra aktiviteter.
Ett exempel på när du kanske vill göra detta är när du kört samma aktivitet med två olika grupper. Då kan du lägga till båda dessa aktiviteter i samma rapport tillsammans med en text med din egna analys av olikheterna i gruppernas svar.
Slutligen kan du spara rapporten i ditt Vocean-konto. Den kommer så sparas under “Rapporter” i sidomenyn till vänster som beskrevs i första kapitlet. Vill du exportera rapporten kan du göra det genom att ladda ner den som en .pdf eller skriva ut den. Efter att du klickat på “Spara” i övre högra hörnet kommer “Skriv ut” att dyka upp. Klicka på den så kommer en ny sida att dyka upp. Här kan du välja att ladda ner rapportens som en .pdf eller skriva ut den.
Sammanfattning
För att sammanfatta hela utbildningen och fräscha upp ditt minne inför quizzet, kommer vi nu ta dig igenom ett exempel på hur en process kan se ut i Vocean.
Vocean kan användas för att involvera många i organisationsförändringar.
Exempelföretaget har länge använt ett visst affärssystem och letar nu efter möjligheter att byta till ett annat. Detta typ av system omfattar flera olika avdelningar och ett byte påverkar därför hela organisationen. Ledningen är oroliga att de inte tänkt på alla potentiella konsekvenser av bytet och de vill därför involvera hela organisationen i beslutet.
Först skapar vi en Workboard som kommer att hålla alla aktiviteter som skapas relaterat till denna utmaning. Vi kallar Workboarden ”Switch of ERP system”.
När vi involverar människor är det intressant att se hur deras svar skiljer sig mellan avdelningarna. För att kunna få denna information skapar vi unika länkar som vi skickar ut till de olika grupperna, HR-teamet får en länk, IT-teamet får en annan och så vidare. Vikten av detta kommer att bli tydligare längre fram.
Vi skapar en deltagarlänk genom att klicka på ”+” vid sektionen med deltagarlänkar i sidomenyn.
Därefter skapar vi en Innovera-aktivitet som låter alla vi involverar skicka in sina idéer. Vi frågar dem vilka utmaningar de tror att bytet kan leda till.
För denna Innovera-aktivitet använder vi två slider-egenskaper. En för allvarlighetsgraden och en för brådskan. Deltagarna kan då värdera sina idéer när de skickar in dem.
Det är intressant för Exempelföretaget att veta om de inskickade utmaningarna påverkar deltagarna personligen, en viss avdelning eller om de påverkar organisationen i sin elhet. För att åstadkomma detta kan kategorier användas.
Nästa steg är att lägga till Workboarden och aktiviteten i länkarna så att deltagarna får tillgång till dem.
Sedan är det dags att skicka ut länkarna och låta alla skicka in sina tankar! Deltagarna uppmanades till att skicka in så många bidrag som de ville. Därefter uppmanades de till att läsa varandras bidrag och gilla de som de ansåg som viktigast. Att betygsätta idéer är oftast det första steget i samskapandeprocessen och ger en överblick av vad gruppen tycker är viktigt.
I bilden ovan ser du Allas bidrag-widgeten med alla idéer som skickats in sorterade efter antalet likes. Efter att deltagarna gillat bidrag kan ni ha en gruppdiskussion om de mest likeade idéerna och göra göra ändringar i dem vilket ockås är ett viktigt steg av samskapande.
Vi kan också visualisera idéerna i Matris-widgeten. Detta kan hjälpa oss att avgöra vart vi ska börja eftersom utmaningar som värderats högt både i allvarlighet och brådska bör tas tag i så snabbt som möjligt. Matris-widgeten kan användas i gruppdiskussioner för att bidra med ett visuellt element. Ledarna kan också flytta rund idéer i matrisen och ändrar på så sätt också deras egenskaper.
Näst på tur är att avgöra vilken ordning de viktigaste utmaningarna bör tas i. De 10 mest gillade bidragen tas med till en Prioritera-aktivitet. För att göra detta, aktivera markeringsläget (1), välj de 10 mest gillade bidragen (2), och slutligen, tryck ”+” i aktivitetsmenyn för att skapa en ny aktivitet (3).
Vi kommer nu att skapa en Prioritera-aktivitet som låter deltagarna rangordna utmaningarna efter hur viktiga de är. Du kan se att när man markerat bidrag innan aktiviteten skapas dyker de direkt upp i den nya aktiviteten utan att manuellt behöva skriva in dem. Vi väljer röstningstypen ”Prioritera” och ger deltagarna 10 röster var, vilket betyder att de kommer få skapa en topp 10 av bidragen.
Efter att vi skapat vår Prioritera-aktivitet är det dags att ge deltagarna tillgång till den. Detta görs genom att redigera länkarna och kryssa i rutan för vår nya aktivitet.
Vi låter deltagarna rösta och resultatet är en rangordning av de viktigaste utmaningarna organisationen står inför.
I bilden nedan ser du resultatet av den kollektiva intelligensen. Här är en topp 10-lista på vad organisationen ser som de viktigaste utmaningarna av att byta affärssystem.
Genom att använda Voceans Utforska-aktivitet är det ocksp möjligt att utvärdera processen och resultatet. Vi skapar en Utforska så kan vi samla in allas tankar kring processen genom en snabb enkät. Med resultatet från denna kan vi kontinuerligt förbättra våra processer baserat på deltagarnas input.
Som med våra andra aktiviteter måste vi även här ge länkarna tillgång till den nya aktiviteten.
Som med våra andra aktiviteter måste vi även här ge länkarna tillgång till den nya aktiviteten.
Eftersom vi använt olika länkar för olika avdelningar kan vi nu sortera resultaten utifrån dessa. Kanske är utvecklingsteamet mindre öppna för förändring än säljteamet. En sån sak hade behövts undersökas närmre och hade varit en viktig insikt för ledningen. Bilden nedan visar hur du filtrerar svaren.
När du är klar med processen kan du använda Voceans rapportverktyg för att skapa en rapport med bara ett klick. Rapporten drar nytta av AI och ger ledare beslutsunderlag baserat på den kollektiva intelligensen.