Vår plattform

Grundläggande begrepp i Voceans värld

VOCEAN™ gör det enkelt för medarbetare och ledare att koppla samman människor och dra nytta av deras tankar, idéer, åsikter, etc. genom effektiva arbetsflöden.
Plattformen bygger därför på tre nyckelbegrepp

AKTIVITETER

Det som ska göras
eller genomföras
på olika sätt

TÄNKARE

De individer
-interna som externa-
som ska lämna
bidrag via
aktiviteterna

SKAPARE

den som sätter upp
Aktiviteterna och
bjuder in Tänkarna

Genom det som i VOCEAN™s värld benämns som Aktiviteter bjuder du snabbt in Tänkare att exempelvis ge åsikter, kreera kring uppgifter, rösta, delta i arbetsflöden och innovationen av processer och produkter, samt att lämna feedback. Möjligheten att överblicka Aktiviteterna hjälper medarbetarna att strukturera upp vardagen och prioritera åtaganden. Tjänstens uppbyggnad skapar transparens i team och gentemot ledning. Aktiviteterna är enkla att sätta upp och går att kombinera för att skapa kraftfulla arbetsflöden.

VOCEAN™ erbjuder fem typer av Aktiviteter:

RÖSTA

En omröstningsmodul bestående av en fråga som Tänkaren kan svara på genom ett fördefinierat format.

PLANERA

Skapa struktur i vardagen genom fördelning av arbetsuppgifter eller åtaganden. Även lämplig för projektledning.

RAPPORTERA

Möjliggör t.ex. inrapportering av avvikelser och hantering vid kriser.

INNOVERA

Stimulerar och hanterar ideations- och innovationsprocesser

UTFORSKA

Ett verktyg för att samla åsikter och tankar kring ett visst ämne eller område genom ett flöde av frågor.

VOCEAN™ möjliggör att koppla ihop och kombinera olika Aktiviteter i ett smidigt arbetsflöde. Detta innebär att man kan ta en problemformulering eller strategi igenom en aktiv lösningsfokuserad rörelse framåt. Genom insamling och validering av insikter utkristalliseras i sista stadiet personligt ägda och konkreta åtaganden som hjälper organisationen att implementera förändringar, förbättringar och innovationer.

Grunden i Voceans koncept är att betrakta alla människor som TÄNKARE, det vill säga värdefulla bärare av tankar, åsikter, idéer, information och kreativa förmågor. Med plattformen når du ut till utvalda Tänkare och låter dessa komma till tals. Tänkarna kan vara teamet, alla i företaget, dina utvecklingspartners, utvalda kunder, dina följare på sociala media eller alla som bor på en viss geografisk plats. Individuella Tänkare blir en oerhört kraftfull resurs via VOCEAN™ när deras tankar kopplas samman, struktureras, valideras och analyseras.

Skapare (administratör) är den person som i det webbaserade användargränssnittet i mobilen eller datorn sätter upp vad ska göras via en Aktivitet och vilka personer, det vill säga de Tänkare, som ska bjudas in till aktiviteten. Skaparen är också den som har tillgång till rapporter och sammanställningar som Aktiviteten generar. Skaparen är den enda som kan lämna egna kommentarer och slutsatser i kommentarsfälten i de för övrigt låsta slutrapporterna för respektive Aktivitet. Antal personer som kan vara Skapare i din organisation beror på den licensmodell du har valt. Vill organisationen ha fler skapare går det att uppgradera antalet via en tilläggstjänst.

Innovativt ledarskap

Agera proaktivt istället för att reagera

Genom forskningsvaliderade metoder maximerar VOCEAN™ kreativt tänkande hos individer och möjliggör att effektivt samla in vitala insikter för bättre beslutsfattande och ett mer framsynt ledarskap. VOCEAN™s tjänst hjälper därmed initiativtagaren att finna oanade och värdeskapande tillvägagångssätt att lösa utmaningar och bemöta kraven från vår föränderliga omvärld. Detta möjliggör en mer agil företagsstyrning där organisationen kan agera proaktivt istället för att reagera på förändringar och utmaningar.

Maximera din innovationskraft

Genom vår innovationsprocess samlar man många människors insikter, erfarenhet och kreativa tänkande för att nå nästa nivå gällande innovationskraft. Att först utsätta individen för sina eget enskilt kreativt tänkande utan stress från andra, samt att validera sin idé gentemot föruppsatta parametrar hjälper projekt- eller ledarskapsteamet i nästa steg med valideringen av alla idéer och identifieringen av de allra bästa idéerna. I nästa steg möjliggörs om önskat att utvalda individer – eller varför inte hela organisationen – validerar bland urvalet av de mest värdeskapande idéerna.

Genom att aktivt involvera medarbetare, partners eller kunder i vardagliga och strategiska utmaningar skapar organisationen en kultur av ökat personligt engagemang, känslan av tillhörighet och en problemfokuserat fokus.

Insikter i realtid – oavsett geografisk plats och tid

Deltagarna – Tänkarna – svarar enkelt på frågor via deras mobil eller andra digitala kanaler när det passar dem oavsett var de befinner sig i världen. Genom VOCEAN™s skalbarhet och extrema snabbhet i dataöverföring kan man därmed skapa insikter i realtid.

Teknisk data

  • Underhållsfri och ingen lokal installation krävs
  • Webbaserad administratörsgränssnitt med support för alla de senaste browserversionerna
  • Intuitivt användargränssnitt: lätt att administrera och förvalta
  • Datainput för Tänkare via dator, mobilanpassad webbsida samt mobil app (iOS och Android)
  • MS Azure i grunden ger enorm snabbhet och skalbarhet samt hög prestanda och lagring som automatiskt går igång vid behov
  • 99.99% garanterad upptid
  • Hög säkerhet
  • GDPR säker

Att komma igång

Att sätta upp och använda Voceans molntjänsten är enkelt och intuitivt. Inga lokala installationer eller plug-ins krävs. Du är bokstavligen igång inom 10 minuter från det att du loggat in!

Plattformen är helt underhållsfri för dig som kund och er IT-avdelning. Allt underhåll, back-up och uppdateringar ingår under tjänstens licens. Då all datatrafik dessutom går igenom användarens browser krävs inga speciella konfigurationer i brandväggar eller portar. På sin höjd kan din organisation behöva godkänna dataflöde till vocean.com.

VOCEAN™ erbjuder en enkel och säker inloggning via det webbaserade gränssnittet. Självklart är all datakommunikation krypterad.

Alla Aktiviteter och arbetsflöden är spårbara, dokumenterade och lättillgängliga så länge som önskas. Informationen för varje enskild Aktivitet är GDPR-säker och kan raderas av administratör när som helst. När datan raderats av administratören upphör även datatillgången i back-uper inom en kort tid.

Din data

VOCEAN™ erbjuder dynamiskt lagringsplats av temporär data i molnet och säkerställer att olika organisationers data isoleras från varandra av säkerhetsskäl.

Denna tekniska lösning möjliggör även att Vocean bibehåller möjligheten för ersätta datalagringen i molnet med lokala servrar om detta krävs.

Supporterade plattformar

Voceans data och arbetsflöden kan tillhandahållas och hanteras genom i princip alla vanliga digitala kanaler över olika tekniska plattformar så som

· via internet browser (alla senaste browserversioner supporteras)

· mobiltelefoner & surfplattor (mobil webb samt iOS och android appar)

· digitala storskärmar eller smart TV med senaste browserteknologi.

Publik insamling av data

För publik insamling av insikter och information kan man såväl ldela med sig utav den specifika Aktivitetens unika publika länk på den egna hemsidan eller i social media, eller till exempel tillåta publik länktillgång via kiosker utrustade med surfplattor eller touchskärmar (kräver internettillgång).

På så vis blir det enormt enkelt att genomföra kundundersökningar, medborgarundersökningar, marknadsundersökningar m.m.

Artificiell Intelligens

Kraftfull insiktsdrivande artificiell intelligens

VOCEAN™s självlärande AI-motor genererar statistiskt säkrad utdata för opartiska insikter som presenteras i datasäkrade rapporter med sammanställningar och slutsatser.

AI-motorn hjälper dig inte bara att analysera rå-data för statistiska signifikanser utan även att hantera de stora datamängderna som kan uppstå. VOCEAN™s AI hjälper dig därmed att administrera data så att det blir lätthanterligt.

Enkel integration

Enkel att integration via öppna API:er

VOCEAN™ är byggd för att främja enkel dataintegration med andra system. Molntjänstens öppna API:er gör det enkelt att skapa relevanta dataflöden.

All rå-data kan även laddas ner lokalt som en csv-fil eller i jsonformat, vilket möjliggör att senare kunna återskapa sessioner och återanvända data för att skapa nya rapporter, om så önskas.

Microsoft Azure

Microsoft Azore – ett strategiskt val

I och med VOCEAN™ har Microsoft Azure som grundläggande plattformsteknologi är molntjänsten mycket skalbar och framtidssäker, samt med hög redundans vad gäller back-uper. Azure innehåller en rad av de allra senaste teknologierna, vilket gör det möjligt för att kontinuerligt utveckla VOCEAN™ och erbjuda nya funktionaliteter och tilläggstjänster. Med Microsofts världsomspännande nät av servar blir dataöverföringen i molntjänsten alltid mycket snabb oavsett var i världen du befinner dig. En garanterad drifttid på över 99,99 procent ger VOCEAN™ mycket hög driftsäkerhet och tillgänglighet.

Aktiviteter 1. Planera

Genom vårt egenutvecklade flexibla Planera-verktyg visualiseras uppgifter och ansvarsfördelning med hög transparans inom teamet och med struktur för individen.

Då användaren själv sätter upp vilka kolumner som skall vara personligt ägda eller anonyma, blir detta vardagsstrategiska arbetsverktyg enormt flexibelt.

Genom existerande dashboards kan medarbetarna och ledare dela samma transparanta vy över nuläget och planeringen framåt. Morgonmötena eller veckomöterna kommer att gå som en dans med detta transparanta och enkla verktyg.

Genom drag & drop funktionalitet kan teamet enkelt omfördela och omprioritera uppgifter.

Rums- och tidlös kollaboration via dashboardvy

Arbetar vissa deltagare i teamet på distans? Inga problem! VOCEAN™ erbjuder även en statisk dashbordvy med enkom läsrättigheter som i realtid synkroniseras med den interaktiva dashboardsversionen som administratören – Skaparen – har tillgång till.

Med VOCEAN™s Planera-verktyg kan du göra mycket mer än att bara planera individuella uppgifter, projektleverabler och åtaganden:

Skiftöverlämningar

Transparans vid överlämning av skiftbyten är inte alltid det enklaste. Med VOCEAN™s Planera-verktyg kan medarbetare genom sin mobil avrapportera till överlämningsöversikten. Här kan man också enkelt bocka av vad som gjorts och ännu behövs göras under kommande skift.

Schemaläggning av resurser och personal

Planera kan även enkelt användas för att t.ex. planera dina medarbetares schema. Slipp alla samtal varje måndag morgon som frågar vart medarbetaren skall vara idag eller denna vecka. Med VOCEAN™s Planera-verktyg kan din personal alltid via mobilen eller datorn enkelt se vilken byggarbetsplats, kund etc som de ska befinna sig på, och när.

2. Rösta

Att samla in preferenser från kunder, partners eller medarbetare har aldrig varit snabbare eller smidigare. Genom VOCEAN™s röstningsverktyg sätter du som administratör enkelt upp valbara alternativ och din målgrupp svarar lika snabbt och enkelt via mobilen eller datorn.

Du kan möjliggöra tre olika tillvägagångssätt för ditt röstförfarande per fråga:

Välj

Tänkaren kan rösta lika många gånger som antalet svarsalternativ. Max en gång på varje alternativ.

Fördela

Tänkaren kan distribuera antalet röster på svarsalternativen och rösta flera gånger på samma alternativ.

Prioritera

Samma tillvägagångssätt som Melodifestivalen. Första val ges flest poäng för varje efterföljande röst minskas värdet av rösten med 1 tills den sista rösten, vilken är värd 1.

Efter att individen som röstat sänt in sina val kan individerna som röstat se den övergripande röstningstatus om Skaparen valt att detta skall visas.

Dashboardsöversikt
Under hela röstningsförfarandet kan Skaparen hela tiden i realtid ta del av röstningsresultatet. Även under röstningsförfarandet eller efteråt så kan Skaparen lägga till fler personer (Tänkargrupper) för att utöka röstningsunderlaget om så önskas.

3. Utforska

VOCEAN™s Aktivitet för att Utforska kan benämnas som ett sammanhängande flöde av frågor av olika karaktärer och svarstyper, som kan kombineras precis som du önskar, när syftet är att skapa värdefulla insikter. Din målgrupp kan vara interna medarbetare så väl som externa samarbetspartners eller kunder.

Detta innebär att du kan sända ett frågebatteri direkt till varje individ i din målgrupp, eller få insikter av kontextuellt relevanta men oidentifierade individer genom att dela med dig av en publik länk. Publika länkar möjliggör en snabb återkoppling av precis vem som helst som får tillgång till just denna webblänk (URL) under tiden din undersökning är aktiv. Exempel på användningsområden är när du vill kunna fråga dina kunder om deras upplevelse i butiken genom en QR-kod som leder dem till dina frågor.

En annan är att göra en marknadsundersökning genom att dela webblänken i ett inlägg i ditt konto i social media eller ett nyhetsbrev. Eller varför inte skapa din medarbetarundersökning genom VOCEAN™ nästa gång det är dags att ta tempen på organisationens välmående?

I Voceans molntjänst blir inte bara själva enkätförfarande och distributionen en smidig och snabb uppgift: vår kraftfulla artificiella intelligens hjälper dig effektivt och snabbt med datatolkningen

och alla statistiska signifikanser. Slutprodukten blir en lättläst och översiktlig rapport där möjligheten finns för dig att kommentera egna slutsatser och ge rapport-läsaren din förklaring och analys av de statistiska slutsatserna.

VOCEAN™s datasäkrade rapporter kan du förresten skapa för alla VOCEAN™s Aktiviteter. Du sparar tid genom att systemet själv sammanställa stora mängder data inom loppet av ensaka minutrar i realtid.

På deltagarsidan guidas mottagarna (Tänkarna) som svarar på undersökningen av ett lättanvänt användargränssnitt i mobilen (browser och app) eller datorn mellan de olika frågorna. Innan man börjar svara på frågorna visar systemet automatiskt beräknad tidsåtgång för att svara på alla frågor, samt informationen som administratören lagt in om själva undersökningen. Enkelt att sätta upp och använda för organisationen såväl som individen!

4. Innovera

Innovation: “utförandet av eller processen att introducera nya idéer, sätt, eller metoder”.

Om innovation var lätt skulle organisationer vara mycket mer innovativa! Med VOCEAN™ utnyttjar du forskningsvaliderade processer för att omvandla din organisation. Kreativ problemlösning har aldrig varit lättare, med VOCEAN™s hjälp kan du få tillgång till effektiva forskningsvaliderade processer och den enorma kreativa kraft som ligger under ytan hos dina anställda, partners och kunder.

Så enkelt är det att använda vårt ideationsverktyg

1 Bjud in och skapa en grupp med mottagare (Tänkare) som du vill få insikter från

Skapa din problemformulering och välj mottagargrupp (Tänkare)

3 Validera inmatningar och skicka inbjudningar till dina Tänkare

4 Ange upp till 3 parametrar som du önskar att tänkarna validerar deras idé gentemot (t ex effektivitet, kostnad och implementeringstid).

Se i realtid när din matris på instrumentbrädan byggs upp allt eftersom de enskilda Tänkarna lämnar sina idéer. AI-komponenten föreslår att liknande idéer kan grupperas till ett enda inlägg.

Du och teamet diskuterar alla inlämnade idéer och eventuellt omplacerar några av de idéer ni värderar annorlunda.

När ni har identifierat de mest värdefulla idéerna, kan administratören (Skaparen) extrahera insikter och slutsatser genom att skapa VOCEAN™s datasäkra och anpassningsbara rapport

Nu skapar du antingen en omröstningssession för att validera de bästa idéer och insikter, eller så initierar du en Planera-Aktivitet för att genomföra och implementera den bästa idén.

Vill du veta mer fakta om innovation och dess inverkan?

75%
av alla människor anser att de inte utnttjar deras fulla kreativa potential.

Adobe: State of Create study, 2012

84%
av globala chefer anser att innovation är extremt viktigt, men bara 6% är nöjda med det egna företages innovativa prestation.
Newton, R. (2015, July 14)
How to Co-Lead a team.

“Studier
visar att de företag som prioriterar innovation är de som upplever störst omsättningsökning”
Innobarometer, 2014

SMEs
Små och medelstora företag är ett särskilt mål för innovationspolitiken. Ju mindre företaget är desto mer står det för begränsningar gällande innovation eller för kommersialisering av sina innovationer.

Ca 71%
av företagen med mellan 1 och 9 anställda har stött på svårigheter att kommersialisera sina innovationer på grund av brist på ekonomiska resurser, jämfört med 48% av företagen med 500 anställda eller mer.

Ca 63%
av företagen med mellan 1 och 9 anställda har infört minst en innovation sedan 2011, jämfört med 85% av företagen med 500 anställda eller mer.

Ca 79%
av de företag som introducerade minst en innovation sedan 2011 uppvisade en ökning av omsättningen med mer än 25% år 2014.

5. Rapportera

VOCEAN™s Rapportera-verktyp är ett helt nytt sätt för individen att när som helst kunna informera en organisation om en avvikelse eller händelse; oavsett om det är en positiv eller negativ sådan.

Möjligheten att kunna kategorisera och prioritera inrapporterade händelser eller avvikelser förenklar för organisationen att delegera uppföljningen till rätt avdelning och ägare.

Genom den interaktiva dashboarden kan administratören enkelt klassificera och / eller prioritera om händelsen samt aktivera olika vyer för den i sammanhanget mest relevanta översikten. Olika avdelningar kan till exempel enkelt sortera per händelsekategori eller prioritet, beroende på deras ansvarsområde. Rapportera kan exempelvis användas för att rapportera in avvikelser i processflöden, eller använda som företagets förslagslåda. Det är även ett utmärkt verktyg att rapportera in igenom när dagliga utmaningar uppstår för personal på fältet.

Ett annat användningsområde är partner- eller kundfeedback. Tänk dig att kunna ge feedback på ditt besök hos en butik, försäkringskassan eller banken, oavsett om du gör det där på plats eller efter ditt besök?

Med några knapptryckningar på din mobil kan dina ord nå raka vägen till personen som till exempel är kvalitetsansvarig för kundbemötande. Varför inte låta bussbolaget få kännedom om den där härligt glada chauffören som gjorde din dag genom att vänta in dig de sista 5 metrarna trots att han var på väg att åka?

Att t.ex. företaget, myndigheten, kommunen eller organisationen dessutom kan återkomma till dig för mer information eller återkoppling är en självklarhet. Genom VOCEAN™s Rapportera-Aktivitet möjliggörs att såväl återkoppling som inrapporterad information på riktigt kan möjliggöra för en organisation att identifiera utmaningar av olika slag, effektivisera och förbättra olika flöden, samt dessutom skapa nöjdare samarbetspartners, medarbetare och kunder.

Kopplar du dessutom en inrapporterad händelse till en Planera-Aktivitet med konkreta, identifierade och personligt ägda uppgifter, så har organisationen slutit cykeln för att undvika att samma händelse uppstår igen.

Vill du veta mer så är du välkommen att kontakta oss!

Att komma igång

Administratören

Att komma igång med Voceans tjänster kan inte bli lättare: Vid orderbekräftelse erhåller administratören (“Skaparen”) sitt ID samt ett lösenord via e-mail. Efter inloggning via VOCEAN™s produktsida på webben går det sedan enkelt att lägga till den egna logotypen och anpassa färgschemat för det egna användargränssnittet i plattformen.

Efter att du bjudit in deltagare – Tänkare – och skapat eventuella fokusgrupper är du redo att börja skapa dina arbetsflöden med vald Aktivitet. Systemet guidar dig i uppsättningen av vald Aktivitet och när du är klar så skickar du iväg din inbjudan med ett klick. I samma vy där du sänt dina inbjudningar får du tillgång till din dashboard för aktiviteten. Via detta dashboard kan du i realtid följa dina inbjudna Tänkares input på din Aktivitet.

Adminutbildning

Trots användargränssnittets intuitiva design erhåller du som kund möjligheten att boka ett 60 minuters webbutbildning med personlig lärare för att enkelt komma i gång. Läs mer om våra utbildningar.

Tänkarna

De mottagare som administratören (Skaparen) vill inkludera i sina aktiviteter (dvs Tänkarna) mottager ett mail, sms eller push notifikation i Voceans mobila app med en förfrågan att gå med i VOCEAN™. Personen kan då acceptera att gå med i Skaparens VOCEAN™-konto som en Tänkare genom att klicka på en länk som tar personen till en ett webbformulär på Internet. Vid godkännande fyller Tänkaren här i sitt namn för identifikation för framtida inbjudningar (engångsförfrågan) och inväntar aktivitetsinbjudningar till framtida Aktiviteter.

När deltagaren sedan erhåller en inbjudan till en Aktivitet är det enkelt för individen att deltaga genom systemets guidade tillvägagångssätt.

Grafisk anpassning

Du kan själv som administratör bestämma delar av utseendet inne i administratörsgränssnittet och på de rapporter som genereras. Till exempel kan du välja något av de fördefinierade färgschemansom ska användas i webbaserade användargränssnittet.

Deltagande

Bjud in individer att deltaga i dina Aktiviteter manuellt eller genom att enkelt ladda upp ett dokument med kontaktuppgifter

För skapandet av stora mottagargrupper så har du som administratör två val:


Ladda upp en fil med mobilnummer och / eller mailaddresser


Manuellt lägga in mobilnummer och / eller mailaddresser

Dina mottagare – eller “Tänkare” som vi föredrar att kalla dem – kommer att erhålla ett meddelande från dig med begäran att acceptera din inbjudan till VOCEAN™s system. När Tänkarna efter godkännande går in i VOCEAN™s Tänkar-gränssnitt den första gången, så kommer de att bli ombedda att fylla i sina namn och några parametrar om sig själva (valfritt).

Efter att detta utförts så kommer de från och med nu att kunna ta emot och acceptera att deltaga i valfria Aktiviteter.

GDPR är väldigt viktigt för både oss och våra kunder, så vi gör det naturligtvis möjligt för Tänkarna att enkelt gå ur plattformen eller radera sin profil vid varje tillfälle de bjuds in till en aktivitet.

Kommande funktionaliteter

Gamification – för ökat engagemang

För att öka Tänkarnas engagemang och motivation kommer VOCEAN™ under 2019 att erbjuda flera gamification-element i molntjänsten. Tänkarna kan helt enkelt få poäng utifrån graden av sitt engagemang. Poängen baseras inte bara på hur ofta man deltagit eller hur många idéer, åsikter, etc. som man bidragit med, utan också på bidragens kvalitet och affärsvärde. Systemet AI-motor premierar värdefulla bidrag extra. Vocean rekommenderar sina kunder att skapa ett värdesystem där Tänkarnas insamlade poäng snabbt kan omvandlas i konkreta värden som pengar, produkter, tjänster eller liknande för högre motivation att deltaga.

Platsbundna publika länkar

Denna funktionalitet möjliggör att publikt visa en lista på Aktiviteter som dina medarbetare eller kunder kan få tillgång till nära dem genom en webblänk, förutsatt att de har sin geo-location aktiverad i mobilen eller datorn. Denna funktionalitet möjliggör ad-hoc tillgång för individer att bidraga som Tänkare i dina Aktiviteter ifall de befinner sig inom ett visst avstånd från en geografiskt plats. Denna funktionalitet planeras att lanseras tidigt under 2019.

Automatiska Workshopflöden

Inom en nära framtid kommer du även att kunna genomföra fördefinierade kompletta workshops i VOCEAN™. Detta möjliggör att tjänsten leder dig från ax till limpa gällande till exempel följande områden:

– Ideation, kreativitet och innovation

– Marknads- och kundundersökningar

– Medarbetarundersökningar

Utökande AI-tjänster

Ett sofistikerat så kallat “Early Warning System” är under utveckling och planeras att lanseras under 2019. Detta innebär i korthet att VOCEAN™s enkätflöden (Utforska) automatiskt över tid identifierar förändringar av relevanta insikter.
Plattformen kommer även att inom kort erbjuda en utökad datahantering och automatiseringar av AI-tjänster. Bland annat kommer profilering av data samt statistiska sammanställningar av in-data att ske mot personliga parametrar på en icke identifierbar individ-nivå. Denna funktion maximerar insikter med bibehållen dataintegritet på en ännu högre personlig nivå.