Östersunds kommun - AI-driven samskapande för kommunal effektivisering
Socialnämnden använde Vocean för att effektivisera resurser och bibehålla eller öka medborgarnytta
Om Östersunds Kommun
Social- och arbetarmarknadsförvaltningen på Östersunds kommun utför det arbete som nämnden bestämt kring kommunens socialtjänst för individ- och familjeomsorg, inklusive bidragsfördelning till ideella organisationer inom området, samt hanterar bidrag från sociala fonden för allmänna och barns hjälpbehov. De tar även hand om integrations- och migrationsfrågor samt arbetsmarknadsfrågor och vuxenutbildning.
Utmaningen
Syftet med workshopen var att generera förslag för effektivitetsförbättringar inom kommunen. 30 chefer från social- och arbetsmarknadsnämnden samlades för en workshop där de skulle komma fram till lösningar på frågan: Hur kan vi använda våra resurser på ett ännu bättre sätt samtidigt som vi bibehåller eller ökar medborgarnytta?
Genom att använda Vocean kunde vi fånga allas tankar mer effektivt, arbeta tillsammans för att komma fram till lösningar och använda AI för att generera värdefull input för beslutsfattande. Med Voceans AI kunde vi sammanställa en omfattande rapport i slutet av vår workshop, vilket sparade ovärderlig tid och snabbt gav användbara underlag för fortsatt arbete. Det var tydligt att deltagarna trivdes med att arbeta i Vocean, de var inte bara engagerade utan också lättade över att slippa dokumentationsarbetet.
Processen
Från spridda idéer till förfinade, handlingsbara lösningar
Förberedande idégenerering
Idégenereringen startade redan före workshopen när länkar skickades ut till deltagarna som bidrog i förväg till underlaget som skulle vidareutvecklas under workshopen. Eftersom deltagarna redan hade börjat generera idéer i förväg lades mindre tid på att komma på idéer när gruppen träffades och mer tid kunde läggas på diskussioner och samskapande.
Provokativ brainstorming
Efter en kort introduktion till dagen fortsatte idégenereringen där varje deltagare ombads att lämna in 7-8 idéer. Sedan ställde facilitatorerna provokativa frågor för att få kreativiteten att flöda, som: "Om lagar inte fanns, vad skulle vi göra?" och "Om vi förlorade en tredjedel av vår personal, vad skulle vi göra?".
AI-driven kategorisering
Första steget i samskapandet var att deltagarna gick igenom listan över bidrag och gillade de idéer de höll med om. Baserat på de insamlade idéerna kunde Voceans AI identifiera 4 kategorier. Deltagarna gillade sedan 2 idéer från varje kategori vilket ledde till en prioriteringslista för varje kategori.
Samskapande & AI-rapportering
Deltagarna delades in i 4 grupper och varje grupp tilldelades en av de mest gillade idéerna från varje kategori. De samskapade runt dessa idéer vilket ledde till 4 förfinade lösningar. Slutligen användes Voceans AI, Copilot, för att producera en rapport som grund för fortsatt arbete. Totalt samlades mer än 100 idéer in, som reducerades till de 4 förfinade lösningarna.
Resultat & påverkan
Östersunds kommuns social- och arbetsmarknadsnämnd organiserade en framgångsrik workshop som syftade till att effektivisera resursanvändning samtidigt som medborgarnytta bibehålls eller ökas. Genom att använda Vocean-plattformen för förberedande idégenerering och demokratisk prioritering kunde deltagarna fokusera på samskapande under själva workshopen. Med hjälp av AI-verktyget Vocean Copilot sammanställdes en omfattande rapport som sparade tid och underlättade vidare arbete. Workshopen resulterade i fyra förfinade lösningar per kategori och deltagarna uppskattade den innovativa och engagerande arbetsprocessen.
Nyckelinsikter
Viktiga lärdomar från projektets genomförande
Östersunds kommuns social- och arbetsmarknadsnämnd organiserade en framgångsrik workshop som syftade till att effektivisera resursanvändning samtidigt som medborgarnytta bibehålls eller ökas. Genom att använda Vocean-plattformen för förberedande idégenerering och demokratisk prioritering kunde deltagarna fokusera på samskapande under själva workshopen. Med hjälp av AI-verktyget Vocean Copilot sammanställdes en omfattande rapport som sparade tid och underlättade vidare arbete. Workshopen resulterade i fyra förfinade lösningar per kategori och deltagarna uppskattade den innovativa och engagerande arbetsprocessen.
Redo att skapa din egen framgångssaga?
Gå med i ledande organisationer som transformerar sina innovationsprocesser med Vocean.