Trafikverket - Optimerar sina workshoppar med AI-drivet samskapande
Trafikverket effektiviserade sina workshoppar genom att använda Vocean för förberedelser innan workshoppen och AI-styrd facilitering för att skapa mer värde på kortare tid
Om Trafikverket
Trafikverket är en av Sveriges största myndigheter och ansvarar för den övergripande långsiktiga infrastrukturplaneringen av vägtrafik, järnvägstrafik, sjötransporter och luftfart. Organisationen lägger stor vikt vid att skapa en hållbar och hälsosam arbetsmiljö för sina anställda. TRV Workplace är ett återkommande evenemang som samlar regionala chefer ansvariga för Trafikverkets lokaler och lokal försörjning. Det senaste mötet inkluderade två workshoppar som fokuserade på utformningen av framtidens arbetsplatser. För att underlätta och effektivisera arbetet valde de att testa Vocean-plattformen.
Utmaningen
Utmaningen var att bara ha en halv dag för att täcka flera viktiga områden, vilket krävde att man effektiviserade tiden för att skapa så mycket värde som möjligt i diskussionerna och ändå prioritera viktiga fokusområden. Traditionella workshoppar kämpar ofta med tidsbegränsningar och svårigheter att utvinna betydande värde från workshoppar med snäva tidsramar, samt tidskrävande processer för att sammanfatta och sammanställa resultaten.
Lösningen
För att maximera workshoptiden och säkerställa en produktiv diskussion testade vi att samla tankar och idéer i förväg från deltagarna genom Vocean. Detta visade sig vara tidsbesparande och skapade betydande värde, och vi kunde utveckla och prioritera de nyckelområden som skulle arbetas med.
Genomförande
Förberedelse och insamling
I två veckor innan workshoparna samlades 149 bidrag in från 11 deltagare kring frågor som bl.a. rörde vad som kommer att vara viktigt när det gäller utformningen av arbetsplatser för Trafikverkets medarbetare i framtiden, vilken roll kontoret kommer att ha, hur distansarbetet påverkar arbetsplatserna och hur man kan vara en attraktiv arbetsgivare för kommande generationer och nya medarbetare.
Reflektion och uppstart
I och med att deltagarna erbjöds möjligheten att lämna in sina tankar och idéer på förhand, fick de tid att reflektera och bidra när det fanns tid utifrån sin egen kalender. Workshoparna inleddes med en inspirerande sammanställning av de insamlade bidragen för varje frågeställning, som satte igång diskussionerna. Genom att enkelt lägga till och förtydliga tankar och idéer i plattformen kunde resultaten från samarbetet visualiseras i realtid.
Röstning och realtidsresultat
Varje gruppdiskussion avrundades med att deltagarna, via sina mobiltelefoner, fick "lika" de bidrag som de såg som de viktigaste att lägga fokus på framåt. Resultaten presenterades direkt på storbildsskärmen via ord-moln och listor på de mest prioriterade områdena i rangordning, där röstningsförfarandet kunde följas i realtid. Totalt gav deltagarna 255 "likes" under workshoparnas gång.
Innovation och resultat
Trafikverkets innovativa tillvägagångssätt inspirerar då de vågat tänka utanför boxen och utforska nya metoder för att utforma workshops. Genom att testa Vocean-plattformen banade de väg för en engagerande och givande workshopupplevelse för alla deltagare, samtidigt som de effektiviserade användningen av tiden och ökade det innehållsliga värdet på diskussionerna för att nå workshoparnas mål.
Fördelar
Trafikverkets innovativa approach är inspirerande eftersom de vågade tänka utanför boxen och utforska nya metoder för att designa workshops. Genom att testa Vocean-plattformen banade de väg för en engagerande och givande workshopupplevelse för alla deltagare, samtidigt som de effektiviserade tidsanvändningen och ökade värdet på diskussionerna för att uppnå workshoparnas mål.
När workshoparna började hade totalt 149 tankar och idéer redan samlats för de elva frågorna. Detta skapade en rik grund att bygga vidare på och ökade engagemanget från start
Deltagarna kunde omedelbart engagera sig i samskapande och berikande av de insamlade bidragen under gruppdiskussioner. Detta möjliggjorde en interaktiv och dynamisk process där nya tankar och idéer kunde bidras och utvecklas.
Genom att använda Vocean-plattformen kunde bidrag prioriteras genom totalt 255 gillningar som gavs av deltagarna under workshopparna. Detta gav en transparent och inkluderande metod för att bestämma vilka områden som skulle fokuseras på framöver.
Workshopparna sammanfattades enkelt genom en AI-genererad rapport som sammanställde resultaten och presenterade slutsatser för varje fråga och för workshoppen som helhet.
Redo att skapa din egen framgångssaga?
Gå med i ledande organisationer som transformerar sina innovationsprocesser med Vocean.